La protection de vos renseignements personnels revêt une importance particulière pour Simard & Associés, S.E.N.C.R.L., S.R.L., ses sociétés par capital-actions et sociétés en nom collectif qui fournissent des services de gestion au cabinet (collectivement, « Simard & Associés » ou « nous »). La présente politique explique comment Simard & Associés recueille, utilise et divulgue les renseignements personnels concernant ses clients et d’autres particuliers (« vous ») à l’exception des professionnels, employés et mandataires de Simard & Associés.

Tout renseignement personnel que vous nous communiquez sera traité avec soin et, sous réserve de la présente politique et du droit applicable, ces renseignements ne seront ni utilisés ni divulgués à des fins autres que celles dont vous avez convenu. Nos professionnels, employés et mandataires sont également assujettis à des obligations déontologiques et professionnelles qui concernent la confidentialité de l’information reçue par Simard & Associés dans le contexte de la prestation de services juridiques.

En confiant vos renseignements personnels à Simard & Associés, vous indiquez que vous consentez à ce que nous recueillions, utilisions et divulguions les renseignements personnels qui vous concernent conformément à la présente politique. Dans le cas où vous ne consentiriez pas à ce que Simard & Associés recueille, utilise et divulgue les renseignements personnels qui vous concernent conformément à la présente politique, veuillez ne fournir aucun renseignement personnel à Simard & Associés. Bien entendu, certains services ne peuvent vous être offerts que si vous fournissez à Simard & Associés des renseignements personnels : par conséquent, il se peut que Simard & Associés ne soit pas à même de vous offrir ces services si vous décidez de ne pas nous fournir les renseignements personnels nécessaires.

Renseignements personnels

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L’expression « renseignements personnels » renvoie à toute information sur une personne identifiable ou toute information qui permet d’identifier une personne. En règle générale, les renseignements personnels ne comprennent pas de renseignements qui ont trait à vos coordonnées commerciales, notamment votre nom, titre ou poste, votre adresse d’affaires ou encore votre numéro de téléphone ou de télécopieur en tant qu’employé de l’organisme. Dans le cours de vos relations d’affaires avec Simard & Associés, il se peut que vous soyez appelé à fournir certains renseignements personnels qui vous concernent ou qui portent sur d’autres personnes (telles des témoins, des membres de la famille, des parties adverses, des employés, des administrateurs, des dirigeants, des actionnaires, des investisseurs, des partenaires commerciaux, des clients, etc.). Ainsi, à titre d’exemple, on pourrait vous demander de donner des noms, des dates de naissance, des adresses résidentielles, de l’information sur la situation financière et le crédit, de l’information sur la facturation et les comptes ainsi que d’autres renseignements qui ont trait à la prestation de services juridiques par Simard & Associés.

Fins auxquelles les renseignements personnels sont recueillis

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Associés recueille, utilise et divulgue des renseignements personnels aux fins déterminées au moment où l’information est recueillie ou selon ce qui est permis ou exigé par le droit applicable, y compris pour les fins suivantes :

Limites imposées à la collecte, à l’utilisation et à la divulgation de renseignements personnels

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Nous nous efforçons de limiter la quantité de renseignements personnels que nous recueillons à ce qui est strictement nécessaire et approprié aux fins déterminées. Nous n’utiliserons ni ne divulguerons vos renseignements personnels à des fins autres que celles pour lesquelles ces renseignements ont été recueillis, à moins d’avoir obtenu votre consentement préalable ou conformément à ce qui est permis ou exigé par le droit applicable.

Consentement

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Dans la mesure du possible, nous obtiendrons directement auprès de l’intéressé le consentement à ce que nous recueillions, utilisions et divulguions les renseignements personnels qui le concernent. Toutefois, si vous fournissez à Simard & Associés des renseignements personnels concernant une autre personne (y compris des parties adverses et d’autres personnes qui sont parties à des procédures judiciaires), vous affirmez que, avant de nous remettre ces renseignements, vous avez obtenu le consentement approprié ou le pouvoir voulu pour nos permettre de recueillir, utiliser et divulguer ces renseignements personnels aux fins énoncées dans la présente politique ou déclarez que la collecte, l’utilisation et la divulgation des renseignements est autorisée par le droit applicable.

Simard & Associés ne recueillera, n’utilisera ni ne divulguera les renseignements personnels sans le consentement de la personne concernée à moins que nous soyons autorisés ou obligés de le faire par le droit applicable. En règle générale, dans les cas suivants, nous n’obtenons pas le consentement de la personne concernée :

Retrait du consentement / refus de participer

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Dans certains territoires, vous pouvez retirer votre consentement à ce qu’on utilise et divulgue des renseignements personnels qui vous concernent ou refuser de participer à certaines utilisations et divulgations. Si vous souhaitez retirer votre consentement ou refuser de participer, veuillez communiquer avec notre agent(e) de la protection de la vie privée (voir ci-après).

Divulgation de vos renseignements personnels

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Nos professionnels sont assujettis à des obligations déontologiques et professionnelles et, comme tel, nous ne divulguerons aucun renseignement personnel qui est visé par le privilège du secret professionnel de l’avocat à moins que notre client ait renoncé à ce privilège ou que nous soyons autorisés à agir ainsi, ou obligés d’agir ainsi, par le droit applicable.

Sous réserve de nos obligations professionnelles et aux seules fins de fournir des services juridiques, Simard & Associés peut divulguer des renseignements personnels à des tiers (y compris des parties adverses et leurs conseillers, experts, témoins et fournisseurs de services), et ce, y compris dans le contexte de procédures juridiques et d’opérations commerciales.

Simard & Associés peut également divulguer des renseignements personnels qui vous concernent à votre mandataire, à votre procureur conformément à une procuration ou à votre tuteur.

Dans les cas suivants, Simard & Associés peut divulguer des renseignements personnels qui vous concernent : lorsqu’un gouvernement ou un organisme de réglementation revendique son autorité d’obtenir les renseignements; lorsque Simard & Associés a des motifs raisonnables de croire que l’information pourrait être utile dans le cadre d’une enquête sur des activités illégales; lorsque Simard & Associés doit se conformer à une ordonnance de production de pièces ou à une autre ordonnance rendue par un tribunal, une personne ou un organisme qui a la compétence voulue pour nous contraindre à produire les renseignements; ou encore dans le but de protéger les droits et les biens de Simard & Associés. Dans le cas d’une fusion ou d’une autre restructuration, Simard & Associés peut divulguer vos renseignements personnels à l’organisme qui est le produit de cette fusion ou restructuration.

Simard & Associés peut également divulguer des renseignements personnels, selon ce qui est exigé ou permis par le droit applicable.

Simard & Associés ne vend ni n’échange contre paiement les renseignements personnels que le cabinet détient.

Stockage en toute sécurité des renseignements personnels

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Simard & Associés peut stocker et traiter vos renseignements personnels à ses bureaux au Canada, ou ailleurs. Dans le but de garantir la confidentialité de vos renseignements personnels, Simard & Associés a recours à des mesures sécuritaires qui sont de règle dans le milieu juridique et qui sont appropriées à la nature des renseignements, notamment des mesures qui relèvent de la technologie, du milieu physique ou de l’organisation du cabinet. Notamment, il est prévu de restreindre l’accès aux bureaux, de former le personnel en conséquence, de limiter l’accès aux renseignements, lesquels ne seront divulgués que sur une base ponctuelle, d’avoir recours à des mots de passe et de mettre en place des politiques et des pratiques internes bien définies.

Dans la mesure où Simard & Associés a recours à des fournisseurs de services tiers qui stockent ou traitent des renseignements personnels en notre nom (par exemple, les services de traitement de données externes), nous aurons recours à des mesures contractuelles et à d’autres moyens pour garantir qu’un niveau comparable de protection est offert pendant que les renseignements personnels sont stockés ou traités par ces fournisseurs.

Accès aux renseignements personnels

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Vous pouvez demander d’avoir accès à vos renseignements personnels ou encore à de l’information sur la façon dont Simard & Associés recueille, utilise et divulgue ces renseignements en communiquant par écrit avec notre agent(e) de la protection de la vie privée, à l’adresse indiquée ci-dessous

Agent(e) de la protection de la vie privée :

Carolyne Chénier
Simard et Associés
1417, rue Laurier CP 449
Rockland, ON K4K 1K5
Tel: (613) 446-5060 x.24
carolyne.chenier@simards.ca

Sous réserve de certaines exceptions prescrites par la loi, vous aurez un accès raisonnable à vos renseignements personnels et serez habilité à contester la fidélité et l’exhaustivité de ces renseignements; dans la mesure où vous avez démontré que ces renseignements sont inexacts ou incomplets, vous pourrez faire en sorte qu’ils soient modifiés de la façon souhaitable. Au titre des exceptions limitant l’accès aux renseignements personnels qui vous concernent, citons : les cas où il serait trop coûteux de fournir les renseignements, où les renseignements contiennent des renvois et références à d’autres personnes, où les renseignements ne peuvent être divulgués pour des raisons juridiques, de sécurité ou de propriété commerciale et les cas où les renseignements sont assujettis au privilège du secret professionnel de l’avocat ou à la protection de l’information relative à une poursuite judiciaire.

Vous pouvez aider Simard & Associés à assurer l’exactitude des renseignements personnels qui vous concernent en l’avisant de tout changement apporté à ces renseignements.

Dans le cas d’une demande ou d’une plainte qui concerne les politiques ou les procédures que Simard & Associés a adoptées à l’égard du traitement des renseignements personnels, nous vous invitons à communiquer avec l’un de nos agents de la protection de la vie privée.

Site Web et communications électroniques

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La politique de Simard & Associés sur le site Web du cabinet et la protection des communications électroniques fait partie intégrante de la présente politique et régit la manière dont Simard & Associés recueille, utilise et divulgue les renseignements personnels que vous pouvez communiquer en utilisant le site Web de Simard & Associés et dans le cadre de publications, bulletins et annonces électroniques du cabinet.

Modifications à la politique sur la protection des renseignements personnels

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Les lois sur la protection de la vie privée changent rapidement et, par conséquent, il se peut que la présente politique soit modifiée par Simard & Associés de temps à autre, à l’appréciation de Simard & Associés, sans préavis et sans que la responsabilité de Simard & Associés ne soit engagée envers vous ou une autre personne. La collecte, l’utilisation et la divulgation de vos renseignements personnels par Simard & Associés seront régies par la version en vigueur de la présente politique.